Docoon / OOTI : La facturation électronique sans complexité pour les architectes

A l'occasion de la réforme de la facturation électronique, Victor Delancray, Chief Sales & Marketing Officer chez Docoon, explique l'impact pour les entreprises et le rôle clé du partenariat Docoon × OOTI pour les architectes.

Pouvez-vous nous expliquer les obligations liées à la facturation électronique et comment Docoon soutient les entreprises ?

À partir de septembre 2026, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront utiliser un point d'accès (PA) pour émettre et recevoir des factures. Pour toutes les autres entreprises, l'échéance est fixée à septembre 2027. Fini les piles de papier et les envois postaux : tout se fera de manière numérique et sécurisée.

C'est là que Docoon intervient. Nous soutenons les entreprises dans tous les flux de factures, qu'ils soient entrants ou sortants. Pour les factures reçues, nous collectons chaque flux, appliquons des workflows de validation pour vérifier la correspondance avec le bon de commande, puis intégrons les factures directement dans l'ERP du client, tel qu'OOTI, pour la saisie comptable. Les flux internationaux sont également traités, même lorsque les fournisseurs ne disposent pas d'un point d'accès : tout est centralisé pour fournir une vue complète des comptes fournisseurs.

Pour la délivrance, la réforme exige l'un des trois formats : Factur-X, UBL ou CII. Selon les possibilités de l'éditeur, Docoon peut valider la conformité du fichier ou le générer via nos outils de conversion. Les factures sont ensuite acheminées via l'annuaire Access Point. Pour l'international, nous nous chargeons de la livraison par email, EDI ou courrier.

La plateforme couvre également la facturation électronique, l'e-reporting (transmission d'informations à l'État) et la gestion complète du cycle de vie des factures : réception, validation, rejet et paiement, le tout en temps réel.

"Docoon est une technologie conçue pour les éditeurs de logiciels - configurable et autonome - capable de traiter tous les cas d'utilisation, y compris les cas complexes, et internationaux."

Quels sont les risques pour les entreprises qui ne respectent pas les règles ?

En bref, la santé financière de l'entreprise risque de s'enliser. Les clients pourraient suspendre leurs paiements et les fournisseurs envisager une action en justice. L'État prévoit également des amendes pour ceux qui ne respectent pas la réforme.

Cependant, de nombreuses entreprises n'ont pas besoin de gérer directement la réforme, car leur logiciel de gestion s'en charge pour elles. C'est exactement ce que fait OOTI avec l'intégration de Docoon Invoice. Les utilisateurs peuvent continuer à travailler comme d'habitude tout en restant parfaitement conformes. C'est la valeur ajoutée de l'intégration d'une plateforme approuvée par un éditeur de logiciel de gestion.

Comment vos solutions s'adaptent-elles aux architectes et aux marchés publics/privés ?

Les architectes travaillent à la fois sur des marchés publics et privés. Pour les projets publics, toutes les factures passent par Chorus Pro, la plateforme de l'État. Docoon, en tant que concentrateur Chorus Pro, peut envoyer et récupérer des factures pour les clients publics. Pour les projets privés, les factures doivent passer par un Access Point comme le nôtre.

La force du partenariat OOTI/Docoon réside dans un ERP conçu pour les besoins des architectes. OOTI connaît parfaitement le secteur, et nous l'accompagnons en arrière-plan : cartographie des cas d'utilisation de la réforme, ajout des bonnes fonctionnalités, support technique. En bref, nous leur permettons d'offrir une solution entièrement adaptée aux clients architectes.

"Docoon Invoice couvre tous les cas d'utilisation possibles et notre technologie est conçue pour s'intégrer facilement aux outils des éditeurs.

Autre point clé : la sécurité. Toute notre infrastructure est certifiée SecNumCloud (label ANSSI), ce qui garantit que les données restent en France et sont protégées. Pour les métiers liés à l'architecture et au patrimoine, c'est primordial. Enfin, nous maintenons des prix compétitifs pour que les partenaires puissent intégrer nos services sans augmenter leurs tarifs.

Comment fonctionne l'intégration de Docoon dans OOTI ?

Nous avons créé un environnement dédié à OOTI dans Docoon Invoice. Cela leur permet de déployer tous leurs clients directement sur la plateforme. Nous enregistrons chaque client dans l'annuaire français et fournissons un environnement de test pour chaque cas d'utilisation lié à la facturation et à la déclaration électroniques avant que la réforme n'entre en vigueur.

Le niveau d'intégration est choisi par OOTI :

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- Intégration complète : les clients travaillent uniquement dans OOTI.
- Intégration partielle : certaines fonctionnalités sont accessibles via Docoon Invoice.

Actuellement, l'option choisie est l'intégration complète pour une expérience utilisateur fluide et transparente.

Quelles sont les fonctionnalités disponibles grâce à cette intégration ?

Voici une liste exhaustive de ce que nous proposons :

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- Signature électronique : garantit l'identité de l'émetteur et l'intégrité du contenu afin de s'assurer que vous travaillez avec un véritable original électronique.

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- Archivage probatoire : Certifié NF461, il assure la conservation des factures pendant 10 ans conformément aux exigences légales - bien au-delà d'un simple stockage dans le cloud.

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- Facturation électronique complète, rapports électroniques et gestion du cycle de vie : chaque étape - réception, validation, rejet, paiement - est suivie en temps réel.

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- Echanges internationaux : nous centralisons tous les flux, français et étrangers, et Docoon est un PEPPOL Access Point, le réseau européen de facturation électronique.

Quel est le calendrier de lancement de l'intégration de l'OOTI ?

Pour chaque éditeur que nous soutenons, y compris l'OOTI, nous commençons par une réunion de lancement. C'est là que nous dressons la carte de tous les cas d'utilisation de la réforme et que nous planifions les phases du projet : développement, tests, intégration.

Tout au long du processus, l'éditeur est accompagné par une équipe de deux personnes : un Customer Success Manager (CSM) qui s'assure de l'avancement du projet et du respect du calendrier ; un chef de projet technique qui accompagne les développeurs sur les aspects opérationnels (tests de charge, tests fonctionnels, intégration...).

À la fin, un rapport d'acceptation final est signé pour confirmer que tous les produits livrables sont conformes. En général, selon la complexité, il faut compter de trois à six mois entre le lancement et la mise en service.

Pour conclure, pouvez-vous nous en dire plus sur Docoon et son histoire ?

Docoon a été fondée en 1986. Aujourd'hui, nous employons 70 personnes et notre chiffre d'affaires s'élève à 16,5 millions d'euros. La société soutient plus de 3 000 clients dans divers secteurs et traite plus de 100 millions de factures par an, un chiffre qui devrait tripler d'ici 2026 avec la réforme.

Au départ, nous nous sommes spécialisés dans la messagerie professionnelle (SMS, fax, email). En 2010, à la demande d'un client du secteur de la santé, nous avons développé une plateforme de dématérialisation pour le partage des résultats de laboratoire entre les patients, les médecins et les laboratoires. Cette technologie est devenue un tremplin vers la facturation électronique.

Au fil des années, nos services se sont étoffés : Traitement des PDF, flux EDI, gestion nationale et internationale. Nous nous sommes ensuite recentrés sur l'accompagnement des éditeurs de logiciels (comme OOTI) et des grandes entreprises capables d'intégrer notre technologie via des API.

C'est ainsi que Docoon est devenue une plateforme agréée (PA) en juillet 2024. A l'époque, nous étions la 19e entreprise à recevoir l'agrément. Aujourd'hui, il y en a plus d'une centaine en France, et environ 10% des acteurs du secteur utilisent notre technologie en marque blanche ou en marque grise. Dans le premier cas, notre nom n'apparaît pas au client final, mais le service s'appuie sur notre technologie certifiée ISO 27001. Dans le second cas, le partenariat est simplement plus visible tout en restant intégré dans l'écosystème de l'éditeur.