Suggestions de factures et rappels automatiques : facturation selon OOTI

Facturation et rappels automatisés

La facturation avec OOTI

Afin de simplifier le processus de facturation pour les cabinets d'architecture, OOTI intègre désormais une interface dédiée qui relie les projets en cours et propose des suggestions automatiques. Cela garantit un suivi clair et personnalisé de cette phase cruciale du projet.
En matière de facturation, les architectes se retrouvent souvent livrés à eux-mêmes avec des feuilles de calcul Excel qui n'offrent ni praticité, ni intuitivité, ni sécurité. Bien qu'il existe certaines solutions, rares sont celles qui associent l'avancement des projets à la facturation automatisée.

"Les solutions actuellement disponibles pour les architectes sont loin d'être adaptées à la réalité de la vie des agences. Si certaines solutions grand public peuvent améliorer le suivi interne de la réalisation des factures, elles ne permettent pas de facturer honoraires pour des projets divisés en plusieurs phases, comme c'est souvent le cas pour les projets architecturaux. Chaque étape peut nécessiter une facture spécifique, et la gestion financière d'une agence peut rapidement devenir un casse-tête lorsque plusieurs équipes travaillent simultanément sur plusieurs projets."

Traçabilité et protection des données

OOTI a développé cette solution alternative en s'appuyant sur sa plateforme collaborative. Intégrée au processus de gestion de projet, la section dédiée à la facturation offre une solution fiable au manque de traçabilité et de protection des données qu'implique le partage d'un document Excel. « Les agences perdent un temps considérable à gérer leur facturation. Qu'elles travaillent en tant qu'indépendants ou en tant qu'entreprise, la recherche des bonnes informations, le choix du bon moment pour envoyer les factures ou le maintien de la traçabilité peuvent entraîner des erreurs préjudiciables à leur activité », explique Paul. C'est là que l'intégration de la gestion de la facturation dans l'ERP d'OOTI devient cruciale. Désormais, la question qui résonne dans toutes les agences à travers la France, « Alors, où en sommes-nous ? », peut trouver une réponse en quelques clics. « C'est la raison d'être d'OOTI. En proposant une interface qui permet aux collaborateurs de l'agence de mettre à jour l'avancement de chaque projet, la solution regroupe toutes les informations nécessaires à l'émission et au suivi des factures », ajoute-t-il. Grâce à l'onglet offrant une vue d'ensemble de la facturation de l'agence, les factures en cours, à venir et passées peuvent être facilement consultées.

Mettre l'accent sur la collaboration

Dans la pratique, les équipes opérationnelles constituent le premier maillon de la chaîne.
La gestion, l'avancement et le calendrier du projet déterminent le rythme de la facturation, qui est ensuite automatiquement proposée sur la base des données fournies. Avec OOTI, les incertitudes liées au suivi disparaissent. «Si OOTI propose des factures en fonction de l'avancement du projet, il gère également l'envoi des factures, les rappels et les relances. »
Plusieurs fonctionnalités permettent de créer une facture en accord avec l'identité visuelle de l'agence. « Bien sûr, cela inclut la possibilité d’adapter la facture à la charte graphique de l’agence, par exemple en y intégrant le logo. Mais plus largement, il est possible d’utiliser la même terminologie et les mêmes formulations que celles habituellement employées par les équipes », explique le collaborateur de la start-up.
Devis ou estimation, notes d'honoraires, factures, rappels de factures antérieures, etc. : à partir du modèle de facture proposé, tous ces paramètres peuvent être modifiés. Cela rend la gestion financière sur la plateforme fluide et entièrement adaptable aux besoins de l'agence. Pour plus d'informations sur la facturation via OOTI et pour consulter la liste complète de toutes les fonctionnalités proposées, rendez-vous dans la FAQ en suivant ce lien.

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