La gestion des coûts avec OOTI, l'allié des architectes !

Vous cherchez un moyen de contrôler et de gérer les coûts de votre agence d'architecture ?

Découvrez les secrets d'OOTI, l'outil qui transforme la façon dont les architectes gèrent leurs finances.

Naomi, notre reine de l'expérience utilisateur, nous dévoile ses meilleurs conseils et nous explique comment faire d'OOTI un allié clé pour le pilotage budgétaire de votre agence.

Bonjour Naomi, peux-tu te présenter en quelques mots ?
Mon nom est Naomi, et je suis Customer Success Specialist chez OOTI depuis neuf mois. En français, cela signifie que mon rôle est d'accompagner et de former les agences sur notre logiciel de gestion. Je suis souvent en contact avec elles (via le chat notamment), où je réponds à leurs questions. Je crée également des contenus spécifiques pour les aider à optimiser leur utilisation d'OOTI, comme des webinars ou des vidéos. Grâce à ces nombreux contacts avec nos clients, je fais remonter des pistes d'amélioration à notre équipe produit, afin de perfectionner la plateforme.

‍Pourquoi choisir OOTI pour gérer vos coûts en tant qu'architecte ?
Tout d'abord, le grand avantage d'OOTI est qu'il a été conçu comme un outil dédié à la profession d'architecte. Nous connaissons parfaitement ce domaine et avons adapté notre logiciel de gestion en conséquence. Il permet de suivre très facilement et en temps réel les 4 grandes catégories de coûts:
- les entreprises externes 
- les notes de frais
- les salaires
- les frais généraux.

L'une des particularités d'OOTI réside dans le fait qu'il répartit les frais généraux entre les projets en fonction du temps passé. Cela garantit une répartition équitable des coûts et permet de déterminer le bénéfice réel de chaque projet. C'est vraiment indispensable !
Mais ce que j'apprécie le plus, c'est la capacité d'OOTI à analyser la rentabilité. Vous disposez d'une vision claire de la rentabilité de chaque projet, en tenant compte de tous les coûts, tant internes qu'externes. D'un seul coup d'œil, vous pouvez voir si un projet est rentable ou non.

‍Quel serait le premier conseil que vous donneriez à un nouvel utilisateur d'OOTI ?
‍Lameilleure pratique que je recommanderais est de saisir tous les coûts de manière précise et exhaustive. Nous constatons souvent que nos nouveaux clients privilégient l'utilisation d'OOTI pour la facturation. C'est un très bon début. Mais il ne faut pas négliger les avantages de l'intégration des coûts. Cela rend l'analyse de la rentabilité du projet d'autant plus précise !
Toutes ces données brutes sont ensuite présentées sous forme de graphiques et de diagrammes, offrant un aperçu rapide de l'évolution de l'activité et permettant à l'agence de réagir rapidement aux changements !

Quelles sont les bonnes pratiques que tu recommandes aux utilisateurs d'OOTI pour gérer leurs coûts ?
Créez une note de frais par mois et par employé. Grâce à l'application mobile, il est très facile de le faire en temps réel.
Deuxième bonne habitude à prendre : intégrer les salaires. Cela permet de disposer d'une foule d'indicateurs utiles pour la gestion des ressources humaines. Par exemple, une vue calendaire vous alerte sur la fin d'un CDD ou d'un contrat d'intérim. Cela vous permet d'anticiper les recrutements à venir si nécessaire.
Enfin, les frais généraux. Vous pouvez créer un budget, répartir vos coûts par groupes et catégories (comme le loyer, les logiciels, etc.) et suivre ce budget de près. Il est ainsi beaucoup plus facile de comparer ce que vous avez prévu de dépenser et ce que vous dépensez réellement. Vous pouvez rapidement repérer les domaines dans lesquels le budget dérape. De plus, vous pouvez copier et coller le budget d'une année à l'autre d'un simple clic, ce qui facilite grandement la planification. Tous ceux qui anticipent à la main le BFR ou le budget prévisionnel d'une année sur l'autre apprécieront...

Quels sont les derniers développements d'OOTI en matière de gestion des coûts ?
OOTI s'est engagé dans un processus d'amélioration continue. Les catégories de coûts et la duplication du budget d'une année sur l'autre dont j'ai parlé plus haut sont des fonctionnalités que nous venons de déployer !

Quels conseils donneriez-vous à un architecte qui envisage d'utiliser OOTI pour la première fois ?
Mon principal conseil, au risque de me répéter, est de l'utiliser comme un agrégateur de coûts. Il est fréquent que les nouveaux utilisateurs se lancent directement dans la facturation et négligent de saisir tous les coûts. C'est passer à côté de l'essentiel : une vision exhaustive de la rentabilité de la structure.
Non seulement vous y voyez plus clair, mais vous gagnez du temps. En quelques clics, vous pouvez :
exporter vos notes de frais et les envoyer directement à votre comptable ;
exporter un planning pour les entreprises extérieures en fonction de leur avancement et de leur facturation ;
avoir une vision mensuelle des salaires chargés par employé ;
suivre votre budget en comparant le réalisé et les écarts.
Et bien plus encore...
Le tableau de bord vous donne une vision instantanée de votre situation en matière de facturation et de gestion, afin de vous permettre de prendre des décisions rapides et éclairées. En bref, OOTI vous offre tout ce dont vous avez besoin pour gérer efficacement votre agence, le tout en un seul endroit.